Key Facts
Region: Süddeutschland
Thema: Recruiting
Stand: März 2026
Datenbasis: BA, DIHK, ifo Institut
Autor: Michael Bühler
Organisation: BB-Talent
- Eine offene Position kostet realistisch 5.600–8.800 € pro Monat, ohne Opportunitätskosten.
- Vier bis sechs Monate Vakanz bedeuten 25.000–50.000 € wirtschaftlichen Schaden pro Stelle.
- Der größte Risikofaktor ist nicht Produktivitätsausfall, sondern Überlastung und Kündigung von Leistungsträgern.
Inhaltsverzeichnis
Die sichtbaren Kosten und die, die kaum jemand rechnet
Wenn Unternehmen über Recruiting-Kosten sprechen, meinen sie meistens die direkten Ausgaben: Stellenanzeigen auf Indeed oder StepStone, vielleicht noch das Honorar einer Personalvermittlung. Das ist der sichtbare Teil der Rechnung. Der weitaus größere Teil bleibt unsichtbar und genau deshalb wird er so selten kalkuliert.
Eine realistische Beispielrechnung auf Basis unserer Erfahrung für eine Spezialisten Position mit 65.000 Euro Jahreszielgehalt:
| Kostenart | Pro Monat (Schätzung) |
|---|---|
| Produktivitätsausfall (unbesetzte Stelle) | 4.000 - 5.500 EUR |
| Mehrbelastung Belegschaft (Überstunden, Fehler) | 800 - 1.500 EUR |
| Direkte Recruiting-Ausgaben (Anzeigen, Tools) | 300 - 800 EUR |
| Managementzeit für Sichtung und Gespräche | 500 - 1.000 EUR |
| Risiko: Kündigung überlasteter Mitarbeiter | nicht monetarisiert |
| Summe (konservativ) | 5.600 - 8.800 EUR |
Bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von vier bis sechs Monaten, in Engpassberufen laut Bundesagentur für Arbeit teils über 280 Tage, entstehen schnell Gesamtkosten zwischen 25.000 und 50.000 Euro. Pro Stelle.¹ Mögliche Fehlbesetzungen noch nicht mit eingerechnet.
Der gefährlichste Kostenblock ist unsere Erfahrung nach der direkte Produktivitätsausfall, sondern die Kettenreaktion, die er auslöst.
Laut DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 berichten 55 Prozent der Unternehmen von zunehmender Arbeitsbelastung ihrer Belegschaft durch unbesetzte Stellen. 63 Prozent sehen steigende Lohn- und Gehaltsaufwendungen als direkte Folge.²
Was das in der Praxis bedeutet: Ihr bester Bauleiter übernimmt die Aufgaben der offenen Stelle. Er macht Fehler, weil er zu viele Bälle gleichzeitig jongliert. Er ist unzufrieden. Im schlimmsten Fall kündigt er und Sie haben zwei offene Stellen statt einer. Dieses Muster sehen wir im süddeutschen Mittelstand immer wieder: in Maschinenbau, Bau, Professional Services und der Industrie.
Hinzu kommt ein Faktor, der in Zahlen kaum abzubilden ist: Wissensverlust. Fast jedes vierte Unternehmen rechnet damit, dass durch das Ausscheiden älterer Mitarbeiter betriebsspezifisches Know-how verloren geht, in der Industrie sogar jedes dritte. Wer keine strukturierten Nachbesetzungsprozesse hat, verliert nicht nur Zeit, sondern Kapital, das sich nicht zurückkaufen lässt.³
Michael Bühler, Geschäftsführer BB-Talent
Der Denkfehler: Wir warten noch ein bisschen
- Vier Monate offene Stelle: ca. 22.400 – 35.200 Euro nach der Kalkulation oben
- Zeitaufwand Ihrer Führungskräfte für Sichtung und Gespräche: nicht eingerechnet
- Stimmungsschäden im Team durch anhaltende Mehrbelastung: nicht eingerechnet
- Opportunitätskosten – Aufträge, die Sie nicht annehmen können: nicht eingerechnet
kostet eine offene Position realistisch pro Monat, ohne Opportunitätskosten
Was ein strukturierter Recruiting-Prozess konkret verändert
Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Einzelergebnis, sondern im System dahinter. Unternehmen, die Recruiting als strukturierten Prozess betreiben statt als Ad-hoc-Maßnahme, besetzen Stellen schneller, präziser und mit nachhaltigerem Ergebnis.
Konkret bedeutet das: Statt zu warten, bis ein Kandidat zufällig auf eine Anzeige stößt, werden gezielt die richtigen Profile identifiziert und direkt angesprochen, auch solche, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die Vorqualifikation übernimmt ein Experte, der Ihren Zeitaufwand auf ein Minimum reduziert. Auf Ihrem Tisch landen am Ende nur Kandidaten, die wirklich passen – fachlich und menschlich.
Für mittelständische Unternehmen in der Region Ulm, Augsburg, dem Allgäu und Bodenseekreis, die regelmäßig Stellen besetzen müssen, gibt es heute flexible Modelle: eine externe Recruiting-Abteilung auf Abruf, zum planbaren Festpreis, ohne versteckte Provisionen.
Was das für Unternehmen bedeutet
Rechnen Sie ehrlich. Bevor Sie das nächste Mal eine Stellenanzeige schalten und abwarten, stellen Sie sich drei Fragen:
- Wie lange ist diese Position bereits offen und was hat das bisher wirklich gekostet?
- Was passiert mit meinem Team, wenn die Mehrbelastung weitere drei Monate anhält?
- Was wäre diese Stelle wert, wenn sie in vier Wochen besetzt wäre?
Recruiting ist keine Kostenstelle. Es ist eine Investition mit messbarem Return. Wer das versteht, trifft bessere Entscheidungen. Nicht nur beim nächsten Kandidaten, sondern beim Aufbau eines Unternehmens, das dauerhaft wachsen kann.
Quellenverzeichnis
¹ Bundesagentur für Arbeit: Gemeldete Arbeitsstellen, Januar 2026. Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg 2026. Abrufbar unter: https://statistik.arbeitsagentur.de
² DIHK – Deutscher Industrie- und Handelskammertag: DIHK-Fachkräftereport 2025/2026. Berlin 2026. Abrufbar unter: https://www.dihk.de
³ DIHK – Deutscher Industrie- und Handelskammertag: DIHK-Fachkräftereport 2025/2026. Berlin 2026 (Kapitel: Wissensverlust durch demografischen Wandel). Abrufbar unter: https://www.dihk.de
